'We zijn enorm afhankelijk van ict-capaciteit'
Tijdschrift Controlling, 15 april 2012
Taakstellingen als standaard. ‘Steeds weer efficiënter werken, het is onze tweede natuur geworden’, zegt concerncontroller Erik Broekroelofs van het UWV. De komende vier jaar krimpt het budget van de uitvoeringsorganisatie van 1,8 naar 1,3 miljard euro. Automatisering en huisvesting nemen de grootste besparingen voor hun rekening. ‘De afhankelijkheid van de ict-capaciteit is enorm. Dat is wat mij betreft dé grote uitdaging bij het realiseren van deze plannen.’
Een half miljard euro gaat het UWV de komende jaren besparen. Slapeloze nachten voor de controller die dat voor elkaar moet krijgen, dat kan niet anders. Dus is de vraag aan Erik Broekroelofs (41), hoofd planning en controle en analyse en plaatsvervangend directeur Financieel Economische Zaken van het UWV, of hij zich zorgen maakt. Is dat eigenlijk wel te doen, in vier jaar tijd bijna eenderde krimpen? Bezwijkt een organisatie daar niet onder?
Broekroelofs denkt even na en zegt dan: ‘Nee. Het organisatie-aspect is voor mij niet het spannende. Het UWV is niets anders gewend dan taakstellingen, elk jaar weer. Daar zijn we op ingesteld. We werken bij een overheidsorganisatie: de belastingbetaler zit niet te wachten op een dure overheidsdienst. Het is altijd al zo gegaan: kijken waar het goedkoper en beter kan en kijken hóe het goedkoper en beter kan.’
Maar een half miljard, is dat niet absurd veel? ‘Politiek is de keuze gemaakt om WW’ers geen reïntegratietrajecten meer aan te bieden. Dat betreft al een aanzienlijk bedrag. Dan blijft er nog zeker vierhonderd miljoen over, die we in overleg met onze opdrachtgever het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid zijn gaan invullen. Vorig jaar hebben we diverse overlegrondes gehad met onze divisies, om de interne bedrijfsprocessen onder de loep te leggen: waar kunnen we het goedkoper doen? Ideeën genoeg, blijkt dan. Het komt erop neer dat we ruim honderd miljoen euro uit eigen efficiëntiemaatregelen halen. Wij gaan er gewoon voor zorgen dat we in 2015 op een budget van 1,3 miljard euro zitten.’
Het gesprek met Broekroelofs vindt plaats in een rustige vergaderruimte. Hij heeft geen vaste werkplek. De laptop heeft hij thuisgelaten vandaag. ‘Een werkdag hier is vooral vergaderen en voor m’n mail pak ik dan een vrije computer ‘op de werkvloer’. Zie ik ook mijn medewerkers nog eens.’ Zijn werkstijl is mede een gevolg van de besparingen. Niet alleen zal het UWV de komende jaren minder geld besteden aan huisvesting omdat er veel medewerkers zullen afvloeien, de huisvestingsnorm is daarnaast ingekrompen van 1,1 werkplek per fte naar 0,8 werkplek per fte. Landelijk leidt dat tot sluiting van vele locaties (voorheen waren dat er 130) en op de hoofdlocaties leidt dat tot flexwerk als de norm. Zo ook voor Broekroelofs.
De details van de meerjarige budgetoperatie worden inmiddels uitgewerkt door de verschillende divisies. ‘Ook wat dat betreft liggen we mooi op schema’, aldus Broekroelofs. Hij geeft nog enkele voorbeelden: de divisie die verantwoordelijk is voor klantcontacten, gaat met een actiever multichannelbeleid 18 miljoen euro besparen: door zwaarder in te zetten op interactie via internet, zal de behandeling van telefoontjes en post minder menskracht vergen. En de divisie die de databases met polisgegevens beheert, gaat ‘enkele miljoenen’ besparen door slimmer om te gaan met opslagcapaciteit. En ander project, rond e-facturering, is al in een vergevorderd stadium – zie het kader bij dit interview.
Kortom, géén zorgen dus voor de controller die een half miljard moet bezuinigen? Broekroelofs wikt en weegt nog maar eens een keer. ‘Het spannende is de enorme afhankelijkheid van ICT’, besluit hij dan. ‘Dat is eigenlijk mijn conclusie van de afgelopen twee, drie jaar: hoe een organisatie als het UWV zich kan doorontwikkelen, is volkomen afhankelijk van je ict-capaciteit, het tempo waarin je je systemen kunt aanpassen. Als ik nu iets wil wijzigen in de manier waarop WW-aanvragen worden behandeld, zegt de afdeling ICT bij wijze van spreken: in de release van volgend jaar maart ben je de eerste. Je kunt maar een paar keer per jaar grote wijzigingen in het systeem aanbrengen: dat is de grens waar je tegenaan loopt en dat is ook het spannende rond deze besparingen. Een groot deel ervan komt uit het verder automatiseren van processen. Ons projectportfolio bedraagt ongeveer honderd miljoen euro en dat zijn stuk voor stuk ICT-projecten. ICT is dus de flessenhals. Daar zit voor mij de grote uitdaging. Wij kunnen bijvoorbeeld wel het plan maken dat we loketten willen inruilen voor e-dienstverlening, maar dat moet allemaal nog wel gebouwd worden, getest worden, klantvriendelijk gemaakt worden, met elkaar leren communiceren, et cetera. Dit gaat helemaal niet over de inzet van mensen of over het draagvlak van besparingen, dit gaat over de afhankelijkheid van ICT. En dat is spannend.’
Het is voor controllers ingewikkeld een gevoel te krijgen voor de voortgang van ICT-projecten, vindt Broekroelofs. ‘Goed, we hanteren natuurlijk standaardstructuren voor het projectmanagement en zo kunnen we de voortgang monitoren, maar inhoudelijk? Ik heb het er met vakgenoten geregeld over: financiële mensen die ook geschoold zijn in de ICT, daar komt in de markt steeds meer behoefte aan. Mensen die het geld snappen en de juiste vragen kunnen stellen bij ICT-projecten. Een ICT-controller dus. Die komt er echt aan. Schapen met vijf poten zijn het, maar er is wel behoefte aan.’ De nadruk op ICT heeft er bij het UWV overigens wel toe geleid dat het onder Broekroelofs ressorterende projectportfoliobureau bemand wordt door zowel medewerkers van Financieel Economische Zaken als van concern-ICT.
Een ander voorbeeld van de dominantie van ICT is dat het UWV aan het ministerie gevraagd heeft of enkele regels uit de WW-wetgeving vereenvoudigd kunnen worden. ‘Een aantal stappen in de uitkering van de WW kan dan veel eenvoudiger worden geautomatiseerd. Door de vele wetswijzigingen in het verleden is het nu zeer ingewikkeld om bijvoorbeeld het effect van het arbeidsverleden op de hoogte en duur van de uitkering in kaart te brengen. Als dat kan worden vereenvoudigd, kunnen we veel bezuinigen op de kosten van de uitvoering.’
Voor Broekroelofs persoonlijk was de grootschaligheid van de ICT bij het UWV een grote verandering ten opzichte van zijn vorige werkkring, de Dienst Werk & Inkomen van de gemeente Amsterdam. Maar ook organisationeel stapte hij in een andere wereld. ‘Iets gedaan krijgen in een kleine organisatie is niet zo ingewikkeld. Je kunt je persoonlijk met veel bemoeien en je weet precies waar je druk moet zetten. In een grote organisatie is dat een heel andere kunst: daar moet je echt samenwerken, anders komt er niets van de grond.’
Een belangrijk verschil is ook de zichtbaarheid van het werk. ‘Bij het UWV werken we in een glazen kooi. We werken met belastinggeld en er hoeft maar iets mis te gaan, of de organisatie komt negatief in de media. Dat is ook een groot verschil met werken als controller in het bedrijfsleven. Ik vind het een goede zaak dat we met z’n allen in de gaten houden hoe er met openbare middelen wordt omgegaan, maar het sentiment ten aanzien van het UWV is in de pers echt doorgeslagen. Het hoort er blijkbaar bij, maar het went niet. Je voelt je telkens toch aangesproken en dat geldt voor al mijn collega’s. Iedereen werkt hier hard en als er dan onterecht stemming gemaakt wordt, balen we daar oprecht van. We zijn hier toch met ons hart aanwezig.’
Spijt heeft hij daarom ook niet van zijn overstap. ‘Het is wel heel boeiend om met die voortdurende efficiëntiedruk te werken. Ja, omdat het gepaard gaat met het afvloeien van veel mensen zijn het vaak heftige processen, maar uiteindelijk werken we steeds aan een betere besteding van overheidsmiddelen en aan wat in mijn ogen en in ieder geval in de ogen van mijn generatie een betere dienstverlening is: 24 uur per dag via internet. Dat is de norm geworden: zo willen wij onze zaken kunnen regelen, en niet afhankelijk zijn van de openingstijden van een kantoor.’
